接聽電話的特殊情況應急妙計

秘書朋友在工作中是不是會有可能接到一些出乎意料的電話,如一位怒氣沖沖的同事或者不知所云的人打來的電話,為了公司的形象,也

    秘書朋友在工作中是不是會有可能接到一些出乎意料的電話,如一位怒氣沖沖的同事或者不知所云的人打來的電話,為了公司的形象,也為了體現自己良好的素養,這些情況要求我們采取最佳的處理方案,合理合情解決問題。下面所提及的便是應付這類電話的技巧。

    1、當你難以及時回答對方時

    無論你接電話前精力如何集中,總有些時候,當你拿起電話時,即發現總有這樣或那樣的原因讓你需要更長一點的時間向對方作出有效的答復。在這種情況下,你可以使用下列權宜之詞,以幫助自己贏得時間,你可以說:

    “對不起,另一部電話響了,請您稍等,我馬上就回來。”

    “對不起,有人正等著和我通話,等一會兒我再給你打過去好嗎?”

    “對不起,碰巧這時有人來找我,我一會給您打過去好嗎?”

    “您能給我點兒時間去查查資料嗎?”

    “我認為這件事很重要,讓我仔細考慮一下再答復你。”

    “對于這件事我有許多想法,我能過一會兒再打電話跟您討論嗎?”

    “很抱歉現在我很忙,我知道這件事對您非常重要。明天下午四點您有空嗎?那時我再跟您詳談好嗎?”

    “這個消息我并不知道,我能落實一下,明天再給您打電話嗎?”

    “很榮幸能為您服務,我能在星期五約個時間,再打電話給您談這件事嗎?”……

    但必須注意:你不能總是重復使用這些說法,因為大多數人明白這些托辭的用意。當然,當你讓他人等到最后時,你應首先表示感謝。但有些時候,你不一定非要如此,而可以換一種方式。如,你可以說:“真不巧,我不得不辦完這些事。”你甚至還可以更加坦率——“我知道這是一件非常重要的事,但我的確不能立即做出答復。”在有些情況下,如果你的答復過于迅速,不會讓對方誤認為你并沒有經過慎重考慮。你寧可多花十五分鐘、一天或者更長的時間去嚴肅、仔細的思考,然后在打電話向對方作出答復。

    2、當你接到一些令人困惑的電話時

    有時,我們可能遇到這樣的情況:你接到一個電話卻不明白對方在說些什么?或者使用一些你并不理解的詞語和表達方式,或者要求你回答問題,承擔自己并不知道的責任。盡管對于對方所說的你一無所知,但你卻并不甘于承認自己的無知,不甘于因此而占下風。

    面對這些情況,你也有很多辦法。其一就是言辭模棱兩可。比如,你可以說:

    “您能再解釋得更清楚一點嗎?我不太明白您用這個詞表達的意思。”

    “您所指出的那個細節我并不完全清楚,我可以再查一查后回復您。”

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